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孫子兵法 -摘錄


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曼陀羅圖觀想法

曼陀羅圖在營運計劃上的應用

2010-07-05

一個從過去歷史包袱中努力掙扎走出來的醫院,猶如浴火重生地再次展現對社區民眾健康照護的承諾與使命,就這樣前仆後繼地努力,仍然找尋不到至彼岸的道路。剎那間,一道明光從身旁而過,不知覺地帶領著大家往彼岸的道路上移動,曼陀羅的智慧正開啟了地區醫院的大門,是病患與民眾尋找已久的大門,是所有工作同仁尋找已久的鑰匙,曼陀羅開啟了智慧大門。
如同一般組織與企業尋求各式各樣的管理工具及新方法,在眾說紛云時局裡,我們好似霧裡看花,愈看愈花,除了須投入許多人力物力外,更搞得人仰馬翻,最後的結果常常也是無疾而終。然而平心而論,並非是管理的工具及方法出了問題,因為往往我們只專研於如何使用,卻忽略了何時使用與什麼條件及環境下使用;在在突顯出組織傳統思考方式已無法因應日趨複雜多變的環境,而頭痛醫頭,腳痛醫腳的管理窘境便是可以預見的。


過去的學習經驗使我們的思考常常留於片段式與直線式,如此循規蹈矩的刻板思考方式難免無法使人產生獨特的想法和創意,更失去了思考原有重心與焦點。所以,連續性的、立體化的與系統化有組織的曼陀羅觀想法便改變了我們對事物的看法。


人類腦中的資訊,百分之八十五來自視覺,因為眼睛能將所見景象印在腦海的螢幕中。所以,人類思考必定在感覺器官感覺事物後,方能利用曼陀羅圖形予以系統化,給予重心及方向感,思維的潛能便可在連續的反應下持續地被激發。我們以會議討論為例,在會議開始時將討論主題放在中間以防偏離,再由與會人員一起思考其餘八個方格該放些什麼上去。在一般會議裡,每當出現一個好的建議,所有人便會為其牽引,漫無止境討論而漸漸偏離主題,並輕易放棄主動思考,曼陀羅卻能彌補這個缺點,因為只要有空格存在,人們就會不斷產生想填滿的意願。諸如營運計劃的應用更是有清晰的脈絡可循。


當我們開始運用曼陀羅觀想法在年度營運計劃與預算編列時,首先要能習慣並熟悉使用技巧,在「直線式思考」與「創造性思考」相距甚遠的模式下,常因習慣的來回轉換中無形地束縳我們天馬行空的想像力,難免使我們的思考時而受到侷限與被定型。就在不斷思考與腦力激盪下,我們似乎找到了營運的各項計劃與指標在曼陀羅九個方塊上的位置。


我們將地區醫院營運計劃放在九宮格的中央位置,從冥想中歸納出明年度醫院最重要的四個主軸,依其關連性與邏輯性排定順序,亦即運用了「曼陀羅觀想法四段論法」,將醫院的主題分四個步驟來完成,正如同文章的起承轉合(圖56)。其細分為如下四個步驟:第一、提昇營運績效;第二、擴展呼吸治療中心(R/T);第三、發展社區醫院;第四、加強中重度醫療。理由為醫院的營運績效是各項發展的基本條件,如何將有限資源創造出最大的效益是所有組織生存的本錢。尤以日愈生存不易的地區醫院而言更須確實的掌握各項經營績效。


所以,我們第一步驟應先厚實營運基礎(圖57)。縱觀醫院發展的過程中最令我們引以為傲的重要關鍵係屬呼吸治療中心業務的發展,除了增加整體營運的競爭力外更有相當的條件將效益延伸至院外,當然也能成為與其他醫院合作的最佳利器,所以我們把擴展呼吸治療中心營運做為第二步驟(圖58)。


地區醫院的最佳詮釋應為「社區醫院」,亦即其發展是以照護社區民眾的健康而突顯其存在的價值。隨著社會的進步與經濟的發展使得民眾更有條件重視健康的需求,從過去醫院等候病人求診的方式至今已看到許多醫院主動走入社區關懷民眾的健康時而可見。身為地區醫院的我們當應積極承擔起此一使命,進而發揮既有資源活絡醫院脈動,所以我們把發展社區醫學歸屬於第三步驟(圖59)。


隨著社區民眾開始將社區醫院當成是健康的守護者的預期下,我們可以預見將會增加醫院資源的利用率,同時也提高了醫療品質控制上的風險性,在營運熱絡的情形下亦須伴隨確保品質的穩定性,所以加強中重度醫療成為刻不容緩的重要課題,我們將它歸屬於第四步驟(圖60)。而這四大步驟前後之間是環環相扣,互有因果,也正式揭開新泰醫院營運的「四大戰略目標」。


我們確立了營運四個步驟的起承轉合之思考結構圖,也把其優先順序標示清楚,此流動的方向便已掌握住了。接下來在曼陀羅周邊四個角落的四個方塊寫下與各步驟相關連的方案,我們以四大戰略中的第一步驟「提昇營運績效」為例,可以再歸納成四個與此步驟相關連的方案:第一、提昇門診量;第二、增加住院率;第三、降低刪減率;第四、開發自費項目。我們將其他三項各自歸納出的四個執行方案匯整成共16項「執行戰術計劃」。


當我們熟悉曼陀羅觀想法四段論法的技巧時,我們又歸納此 16 項執行戰術計劃的相關連方策共 64 項「戰技方法」,再依此 64 項戰技方法設定共 256 項「行動方案」。「 64 項戰技方法」及「 256 項行動方案」等共計 320 項大大小小計劃與工作要點,在曼陀羅觀想法的展開下,落入共 21 幅美麗的曼陀羅圖,為我們編織完整的思考路徑,更在每個凝視焦點中激盪起無限的想像空間。


有了曼陀羅歸納出的各項計劃及工作,我們可以容易的運用甘特圖來編製營運策略進度控制表,從已找尋到的「四大目標」、「執行戰術計劃」、「戰技方法」及「行動方案」等各項工作設定年度執行「時程表」、「主要負責人」及「經費預算」。在如此縝密的思考下及循序漸進的編製過程中,我們先是集中焦點觀察凝視,然後產生感覺,再進入思考,最後聚集能量後引發行動。


依照曼陀羅觀想法編製成營運策略進度表,我們在每個月的例行業務會議中逐項檢討執行成果,將實際進度狀況及差異原因做分析與記錄,從四大目標擴張至 256 項行動方案,再由實際成果檢討反省回歸到四大目標,在組織成長的脈動裡釋放出曼陀羅收放之中隱含的巨大能量,曼陀羅的智慧已帶給我們無比的信心讓我們勇敢地面對不可預測的環境。


在實際運用曼陀羅圖觀想法訂定的計劃中,我們會因應環境的改變而適時修正部分工作項目,我們似乎已習慣用曼陀羅觀想法的思考方式來面對日常生活。卓越的思考為了是要產生「創造性的行動」,唯有不斷的運用卓越的思考模式並熟悉技巧,僅管在時空劇變之時,我們依舊屹立不搖,一連串創造性的行動,正在如火如荼的激烈展開。


關鍵字:曼陀羅圖 提昇營運績效 增加住院率 降低刪減率 開發自費項目


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